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プライバシマークを取得した企業の担当者様は多くの不安を抱えています。特に最近は、コンサルティング会社に再構築を依頼する企業も多く、当社にも既に取得された企業様から多数問い合わせがきています。

ここで、プライバシーマーク事務局・担当者様から当社に寄せられたお悩みを一部ご紹介します。

自社の状況と照らし合わせてください。きっと共感する部分や問題点がわかると思います。

  • 内部監査のやり方がわからない
  • チェックリストが作成できない
  • 是正・予防処置がわからない
  • 時間が無いので外部監査を依頼したい
  • 第三者の立場で監査を実施してほしい

内部監査の依頼理由は様々ですが、プライバシーマーク取得企業の多くは内部監査で悩まれているようです。

チェックリストの作成や是正・予防など内部監査の実施に関する事や内部監査の実施方法自体がわからないといった相談が最も多く、また「マンネリ化して内部監査の意義を見失っているので第三者による監査をお願いしたい」との依頼もあります。

このように内部監査はPDCAサイクルの中で各企業の担当者が最も苦労するフェーズであることがわかります。

内部監査は自社で構築したPMSとルールの運用状況の確認ですので、適当な監査を行うと本来の改善すべき問題を放置することとなり、その結果、更新審査などプライバシーマークの維持が困難になります。

内部監査の相談の次に多いのが、やはり「更新審査対応」です。 運用をしっかりやっていても、審査となるとやはり不安になるのでしょうか?

その他の相談としては、
  • 「従業員に対して何を教育すれば良いかわからない」
  • 「従業員の統率がとれていないため、教育が困難だ」
  • など、教育に関する相談や、

  • 「Pマーク取得後全く運用をしていないが更新するためにはどうしたらいいか」

という根本的な問題を抱えている担当者もいらっしゃいます。

また、

  • 「担当者が退職した」
  • 「新たな事業を始めた」
  • 「事務所が移転した・東京にも拠点が増えた」

など突発的な問題に関する相談も多く寄せられています。

お問い合わせいただいた企業様にはある共通点があります。

それは、

  • 更新審査をまだ受けたことが無い(取得後2年以内の企業である)
  • 取得後の事を考えず、いわゆる「取得のための構築」でプライバシーマークの認定を取った

上記の内容に当てはまる企業は取得後、運用でかなり苦労されているようです。

コンサルティング会社に依頼して、すべてコンサルタントまかせで構築した企業はプライバシーマークに関する知識を蓄積することなく、取得してしまします。その結果、コンサルタントが離れた後は「全く運用ができない」といった状況に陥りやすく、特に取得後1年目の企業は、まだ組織への定着も浅く、自らPDCAを回す活動を行っていないので、何となくで運用していくと、最終的に更新を諦める結果になりかねません。

プライバシーマークは取得がゴールではなく、スタートですので確実に自社で運用ができる様、知識を身に付ける必要があります。

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